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企业如何开会
作者: 发布于:2015-11-10 12:19:32 点击量:
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 一、凡是会议,必有准备

    会议最大的成本是时间成本,所以企业内部开会无论是高管会议还是部门例会,永远不要开没有准备的会议。
    尤其是公司重大会议,必须要有事先检查制度,没有准备好的会议必须取消。
在会议前,必须把会议材料提前发给与会人员,与会人员要提前看材料并做好准备,不能进了会议室才开始思考。
二、凡是会议,必有主题
    开会必须要有明确的会议目的,为会议准备的PPT前3页必须显示会议主题。会议的主题,要事先通知参会人员。
三、凡是会议,必有纪律
    开会必设一名纪律检查官(一般由主持人担任),在会议前先宣布会议纪律,对于迟到要处罚;对于会议不按流程进行要及时纠正;对于发言带情绪要提醒;对于开小会私下讨论的行为要制止和处罚。
 
四、凡是会议,会前必有议程
    在会议之前要有明确清楚的会议议程,会议主持人员要在会前书面发给各参会人员,使他们能了解会议的目的、时间、内容,使他们能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。每一项讨论必须控制时间,不能泛泛而谈,海阔天空。  
五、凡是会议,必有结果
    会议主持人有权打断那些偏离会议主题的冗长的发言,整个会议时间最好控制在1.5-2小时以内,太长的时间会超过人的疲劳限度。会议主持人要设置时间提醒,比如,还有60分钟,还有30分钟,还有10分钟。
    会议的决议要形成记录,并当场宣读出来确认。没有确认的结论,可以另外再讨论,达成决议并确认的结论,马上进入执行程序。
六、凡是会议,必有训练
    公司应把培训看成是节约时间成本的投资,可使员工快速成长。培养员工,让员工减少犯错,提升技能,本质是提高了时间价值。
    除此之外,公司应有专门针对如何开会的培训,对每个层级的员工都有足够的“会议训练”,而许多企业缺乏这样的培训:如何开会,如何主持,如何记录,如何追踪,如何对待分歧,如何会场汇报等等。这些必要的训练,会让公司的会议变得高效。
七、凡是会议,必有记录
    公司每次开会都要有一个准确完整的会议记录,每次会议要形成决议,会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限,如此项决议的完成需要多方资源,一定要在决议记录中明确说明,避免会后互相推诿,影响决议的完成,这点特别重要。
    企业各级管理人员经常会犯一个毛病,即由于会议没有形成决议,导致会议的作用没有体现出来,更会让一些管理人员误认为开会没有意义,直接影响其不想主持开会或者参与开会。
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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